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직원 채용이 확정되면 가장 먼저 해야 할 일은 근로자와 사용자가 함께 '근로계약서'를 작성하는 것입니다.

원칙적으로 근로계약서는 근로자의 첫 출근일에 작성하지만, 출근일 전에 미리 작성하고 교부할 수도 있습니다. 

근로조건을 합의하고 서면으로 명시한 후, 동일한 근로계약서를 2부 작성하여 근로자와 사용자가 각각 1부씩 보관합니다.

이는 근로기준법 제17조에 따른 '근로조건의 명시 및 교부' 의무이며, 사용자가 이를 이행하지 않을 경우 500만 원 이하의 벌금이 부과될 수 있습니다.

그렇다면, 근로계약서는 반드시 서면으로 작성하고 대면하여 교부해야 할까요?

Q: 전자문서로 근로계약서를 작성하고 교부해도 효력이 있나요?

과거에는 근로기준법상 근로계약서를 전자문서로 작성할 수 있다는 규정이 없었습니다. 

그러나 디지털 기술의 발달, 근무 형태 및 업무 처리 방식 변화로 인해 전자문서를 활용하는 사례가 늘어났고, 이에 대한 법적 이슈가 발생했습니다.

대법원은 일정 요건을 충족하는 전자문서도 '서면'과 동일한 효력을 가질 수 있다고 판시했으며, 근로기준법 제17조 제2항에서는 전자문서로 작성된 근로계약서도 유효하다고 명시하고 있습니다.

<전자근로계약서 작성 방법과 교부 방법>

1. 전자근로계약서 작성 방법

노사 간 사전 합의가 있다 하더라도 근로계약서 작성은 필수입니다. 

또한 근로계약서 작성 시기에 대해 규정된 법령은 없으나 대법원 판례와 고용노동부는 근로가 시작되기 전 혹은 입사일에 작성할 것을 권고하고 있습니다.

** 근로계약서 필수 기재사항 명시 **

전자근로계약서는 기존에 서면으로 작성, 교부하던 근로계약서를 전자형태로 작성하는 것입니다. 따라서 기존과 동일하게 필수 기재사항이 명시되어야 합니다.

(필수 기재사항)

(1) 임금 

- 임금은 구성항목, 계산 방법, 지급 방법을 모두 명시해야 합니다.

- 고정연장수당을 지급하는 경우 구성항목과 계산 방법이 명시되어야 인정받을 수 있습니다.

(2) 소정근로시간

- 소정근로시간을 명시하는 때에는 근로자의 시업 및 종업 시간과 휴게시간을 구체적으로 명시해야 합니다.

- 소정근로시간을 변경하기 위해서는 당사자의 합의가 필요하며 근로계약서의 재작성을 통해 변경할 수 있습니다(근로기준정책과-645, 2020.2012).

(3) 휴일

- 기본적으로 휴일(주휴일, 법정공휴일)을 근로계약서에 명시해야 합니다.

- 단, 4주 평균 소정근로시간이 15시간 미만인 근로자(초단시간 근로자)에 대하여는 주휴일, 법정공휴일이 제외됩니다.

(4) 연차유급휴가

- 연차유급휴가는 상시 근로자 수 5인 미만 사업장(사업장 기준), 초단시간근로자(근로자 개인 기준)에게는 적용되지 않습니다.

- 근로기준법의 내용을 함께 교부해야 하므로 연차유급휴가 부여 기준을 명시하는 것이 바람직합니다.

(5) 근무장소

- 근무 장소는 본사인지, 사업장인지, 타 회사 파견근무지에 해당하는지 등 실제 근로자가 근무를 수행하는 장소를 명시해야 합니다.

(6) 담당업무

- 근무장소나 업무의 변경 가능성을 명시한다면 전보와 같은 인사이동 시 분쟁의 소지를 줄일 수 있습니다. 따라서 "회사의 사정 및 업무상 필요에 따라 근무장소와 담당업무의 내용을 변경할 수 있다." 라는 문구를 명시하는 것을 권장합니다.

(7) 취업규칙

** 전자서명 **

계약당사자들의 신원 또는 서명 사실을 입증할 수 있는 서명이 포함되어야 합니다.(전자서명법 제2조)

** 읽기 전용 문서로 저장 **

전자근로계약서는 작성 이후 임의로 수정될 수 없도록 읽기전용 문서로 저장되어야 합니다.

2. 전자근로계약서 교부 방법

근로계약서의 작성만큼 중요한 것이 바로 교부인데요. 근로계약서는 근로자의 요구와 관계없이 의무적으로 사업주와 근로자가 한 부씩 소지해야 합니다.

또한 사용자는 근로기준법 제42조에 따라 근로계약서를 근로자가 실제 퇴사한 날부터 3년간 보존해야 하며, 보존 기간이 지난 경우 개인정보보호법에 따라 반드시 폐기해야 합니다.

- 전자근로계약서를 종이로 출력하여 근로자에게 직접 전달

- 전자근로계약서 솔루션 등을 활용하여 작성된 계약서를 송/수신(이메일, 모바일 등)